Evidencia komunikácie so zákazníkmi
Okno Evidencia komunikácie so zákazníkmi obsahuje záznamy evidencie komunikácie (telefonáty, maily, faxy, poštu, stretnutia, pripomienky, úlohy, poznámky) so zákazníkmi. Zobrazí sa stlačením Ctrl + Z alebo z menu hlavného okna programu Firma–CRM - Evidencia komunikácie so zákazníkmi.
V okne je možné evidovať každú komunikáciu (telefonáty, maily, faxy, poštu, stretnutia, pripomienky, úlohy, poznámky) so všetkými zákazníkmi. Okno umožňuje štandardnú prácu so záznamami pre daný typ okna.
Tip
Evidenciu komunikácie je možné spustiť aj z okna Adresár firiem stlačením Alt + Z. Následne sa zobrazí evidencia komunikácie len s aktuálnym záznamom adresára.
Vytvorenie nového záznamu
Nové záznamy v okne vytvoríte stlačením klávesu Insert alebo pomocou ikony Pridaj. Následne program zobrazí editovacie okno záznamu.
- Dátum – uvedie sa dátum a čas uskutočnenia komunikácie
- Užívateľ – meno osoby, ktorá komunikáciu realizovala. Užívatelia sa vyberajú z číselníka vybavujúcich osôb. V prípade, že vybavujúce osoby sú prepojené s prihláseným užívateľom, tak toto políčko program vždy vyplní automaticky – predvolí prihláseného užívateľa.
- Skupina – ak je užívateľ v číselníku vybavujúcich osôb zaradený do určitej skupiny osôb, tak po výbere užívateľa sa toto políčko vyplní automaticky (napr. obchodné oddelenie, učtáreň, predajňa, ...)
- Typ (T, M, P, F, S, R, U, Z) – typ komunikácie, T = telefonát, M = mail, P = pošta, F = fax, S = stretnutie, R = pripomienka, U = úloha, Z = poznámka
- Smer (O, P) – O = odchádzajúci telefonát, mail, pošta, fax, stretnutie; P = prichádzajúci telefonát, mail, pošta, fax, stretnutie
- Firma – uvedie sa obchodné meno firmy, s ktorou komunikácia prebehla. V prípade, že nový záznam sa eviduje z okna, kde je zobrazená komunikácia jedného konkrétneho zákazníka (zobrazené z okna Adresár firiem cez rýchle klávesy), tak sa políčko vyplní automaticky.
- Prevádzka – voliteľná prevádzka firmy
- Meno – uvedie sa meno konkrétnej osoby, s ktorou komunikácia prebehla
- E-mail, resp. tel. číslo – uvedie sa tel. číslo, mailová adresa, faxové číslo
- Zákazka – je tu možné uviesť zákazku, s ktorou daná úloha, telefonát ... súvisí. Využíva sa tu kód zákazky z číselníka.
- Doplnkový kód – kód, ktorý je možné zaevidovať na určitých telefonátoch, emailoch či pošte, ktoré sa vzťahujú na tú istú úlohu. Na základe tohto kódu je následne možné vyfiltrovať každú komunikáciu, ktorá súvisí s danou úlohou.
- Popis – uvedie charakteristický „názov“ komunikácie
- Text – priestor na poznamenanie dôležitých bodov, resp. poznámok z konkrétneho typu komunikácie
- Prílohy – napr. pri zaevidovaní došlej pošty – list, je možné tento list naskenovať a priložiť k evidencii
- Vybaviť do – uvedie sa dátum a čas do kedy je potrebné napr. úlohu vybaviť. Ak toto políčko ostane prázdne, tak sa daná úloha považuje za vybavenú. Ak sa tam zadá dátum do kedy je potrebné úlohu vybaviť, tak sa zobrazí nové políčko Vybavené.
Automatické zaevidovanie telefonátu, mailu, pošty
V prípade telefonátu, pošty a mailu existuje aj možnosť ich automatického zaevidovanie do evidencie komunikácie so zákazníkom. Automatické zaevidovanie znamená, že program nám predvyplní určité políčka a to v závislosti od toho o aký typ komunikácie ide.
Telefonát je možné zaevidovať z okna Adresár firiem, kde si vyhľadáte firmu, s ktorou sa telefonát zrealizoval. Telefonát zaevidujete stlačením kláves Alt + T, resp. cez kontextové menu, kde si vyberiete funkciu Telef. hovor. V prípade, že pre danú firmu je zadaných viac telefónnych čísel, tak program ponúkne zoznam týchto telefónnych čísel. Po zvolení konkrétneho tel. čísla sa zobrazí editovacie okno pre vytvorenie nového záznamu evidencie komunikácie.
Program automatický predvyplní hlavičku okna, t.j. políčka: dátum (preberá sa systémový dátum počítača), užívateľ (prihlásený užívateľ do programu), skupiny (ak je užívateľ zaradený do určitej skupiny), firma (údaje firmy, na ktorej ste boli v adresári firiem nastavení), prevádzka (ak v údajoch firmy je zadaná prevádzka a pri výbere konkrétneho tel. čísla sa zvolí tel. číslo prevádzky, tak sa predvolí daná prevádzka), kontakt (zvolené tel. číslo), typ (telefonát), smer (odchádzajúci, resp. prichádzajúci), meno (ak sa z údajov firmy vyberie prevádzka, tak sa predvolí názov prevádzky, ak sa nevyberá prevádzka, tak políčko ostane prázdne).
Email je možné zaevidovať z okna Adresár firiem rovnako ako telefonát. Email zaevidujete stlačením kláves Alt + E, resp. cez kontextové menu, kde si vyberiete funkciu Pošli e-mail. Predmet a text mailu je možné vyplniť už v následnom editovacom okne a taktiež je tu možné pripojiť prílohu, ktorú chcete v danom maily poslať. Po zápise okna sa tieto informácie prenesú do mailu (políčko Popis = predmet mailu, políčko Text = text mailu). Ak sa predmet a text vyplnia už v okne Komunikácia so zákazníkom, tak sa tieto informácie zaevidujú v evidencii komunikácie. Ak sa predmet a text vyplnia až v samotnom maile, tak v tomto prípade, sa tieto informácie nezaevidujú v evidencii komunikácie.
Tip
Ďalšia možnosť zaevidovania emailu je priamo zo zobrazenej tlačovej zostavy, ktorú chcete poslať (napr. faktúra, cenová ponuka, ... ). V tomto prípade sa email zaeviduje cez rýchly kláves M - Odoslanie mailom. Pre zaevidovanie pošty stlačte kláves Z.
