Hotel

Hotel je voliteľným modulom Ekonomickej agendy SQL - Sklad. Modul viete využiť na plánovanie obsadenosti izieb, evidenciu hostí, vytváranie hotelových účtov a následne aj ich vyúčtovanie.

Na zabezpečenie správneho fungovania programu a nadväzných činností v module hotela je potrebné na začiatku urobiť niekoľko krokov a nastavení v parametroch programu (záložka Sklad 5) a číselníkoch určených pre hotel (Číselníky C - Sklad - Hotel).

Informácia

Podrobný popis nastavenia programu pre spustenie a používanie modulu hotel nájdete na našich internetových stránkach: https://www.mksoft.sk/pdf/hotel.pdf

Jednotlivé súčasti modulu hotela spustíte z hlavného menu programu Sklad–Hotel. Na výber máte nasledovné možnosti:

1. Rezervácie izieb (hlavné okno hotela)
2. Rezervácie doplnkových služieb
3. Hotelové účty
4. Vyúčtovania hotelových účtov
5. Denná uzávierka izieb
6. Cenník

Rezervácie izieb

Okno plánovača zobrazíte stlačením kláves Ctrl + Alt + H alebo z hlavného menu programu Sklad – Hotel – Rezervácie izieb. V okne je možné vytvárať objednávky, ubytovávať hostí resp. zadať informáciu o stave izieb.

Tlačidlá v hornej časti okna < obdobie (PageUp), (PageDown) obdobie >, ... (šípka dole) izby > - predstavujú navigačné tlačidlá pre zobrazenie požadovaného obdobia. Nastavením kurzora myši na izbu alebo deň a stlačením pravého tlačidla myši sa zobrazí menu s viacerými možnosťami. Menu sa mení v závislosti od dní a typu panela v príslušnom dni.

• Vytváranie objednávok

  Dvojkliknutím na príslušný deň (okrem aktuálneho) v okne plánovača zobrazíte okno pre zadanie objednávky. Podľa nastavenia parametrov programu (záložka Sklad5) viete vytvorením objednávky súčasne k nej vytvoriť aj zálohovú faktúru.

  Tip

  Program umožňuje zadať objednávku aj hromadne. Jednou z možností je dvojklikom ľavého tlačidla myši na jednotlivých izbách izby označiť, následne sa nastaviť na prvý deň objednávky a opäť dvojklikom vytvoriť objednávku vyplnením údajov. Druhou možnosťou hromadnej objednávky je vytvorenie objednávky na jednu izbu a postupným pridávaním prostredníctvom tlačidla Insert v spodnej časti objednávky pridať ďalšie izby.

• Ubytovanie hostí

  Dvojkliknutím na aktuálny deň v okne plánovača (ak nie je zadaná objednávka) alebo kliknutím pravým tlačidlom myši a výberom voľby Ubytovanie. Ak ste zadali objednávku, program z nej preberie údaje. Pre tlač hlásenia pobytu zahraničných hostí stlačte vľavo dole zobrazeného okna tlačidlo Hlásenie pobytu.

• Čerpanie na hotelovom účte

  Počas ubytovania dochádza k čerpaniu na hotelovom účte, či už ide o reštauračné služby, alebo ostatné služby ponúkané hotelom. Každé z čerpaní je možné zaznamenať v okne Čerpanie na hotelovom účte, ktoré je možné vyvolať nastavením sa na konkrétnu izbu a cez pravé tlačidlo myši zvoliť Prehľad čerpaných služieb. Tlačidlo Insert alebo pravé tlačidlo myši – Pridaj umožnia pridať čerpanie na hotelový účet.

• Vyúčtovanie

  Ak nastane deň ukončenia pobytu, je potrebné urobiť vyúčtovanie hotelových účtov. Vyúčtovanie je možné vykonať až po spustení dennej uzávierky izieb. Následne program umožní urobiť vyúčtovanie jednotlivých hotelových účtov a to prostredníctvom pravého tlačidla myši – Vyúčtovanie, kde sa zobrazí okno Vyúčtovanie hotelových účtov.

  

  Nevyúčtované položky je možné presunúť na vyúčtovanie hromadne >>, jednotlivo > alebo prostredníctvom medzerníka. Zapnutím filtrov v spodnej časti okna zobrazíte len požadované položky. Zmenou izby resp. zmenou čísla účtu je možné vyúčtovať aj niekoľko izieb súčasne. T. zn. najprv sa prenesú vybrané položky jednej izby na vyúčtovanie, následne sa zmení izba, vyberú sa položky a prenesú k položkám prvej izby na vyúčtovanie.

  Tip

  Môže nastať situácia, že bude ubytovaná skupina, ktorá obsadí niekoľko izieb a teda ubytovanie sa napočítava na skupinu (nadradenú izbu). Pri vyúčtovaní je však potrebné niektorú izbu vyúčtovať zvlášť, čo umožňuje filter, kde sa vyberie ubytovanie + izba a daň za ubytovanie + izba. Takéto situácie odporúčame riešiť už pri ubytovaní hostí a teda nezadaním nadradenej izby.

  Potvrdením tlačidla „Vyúčtovať“ sa vygeneruje dodací list, následne faktúra alebo pokladničný doklad.

  Po vyúčtovaní izby sa už na paneli v Plánovači obsadenosti izieb nezobrazuje “symbol €” a danú izbu je možné uvoľniť pri odchode prostredníctvom pravého tlačidla myši – Uvoľnenie izby. Vyvolaním danej funkcie sa zobrazí okno s otázkou – Uvoľniť izbu a nastaviť žiadosť o upratanie izby? Jej potvrdením sa na izbe v pravom hornom rohu zobrazí červený trojuholník.

  Na pripravenej/upratanej izbe na ďalšie ubytovanie je potrebné príznak upratovania zrušiť cez pravé tlačidlo myši – Upratovanie izby.

Rezervácie doplnkových služieb

V rámci rozširujúceho modulu Hotel program umožňuje evidenciu a rezerváciu doplnkových služieb, či už ponúkané hotelom alebo inou prevádzkou. Okno pre rezerváciu zobrazíte stlačením Shift + Ctrl + R alebo z hlavného menu programu Sklad – Hotel – Rezervácie doplnkových služieb. V okne je možné vytvárať objednávky na doplnkové služby resp. rezervovať jednotlivé služby ponúkané hotelom / prevádzkou.

Vzhľad okna Rezervácii doplnkových služieb závisí od služieb nadefinovaných v číselníkoch. Jednotlivé záložky zodpovedajú skupinám služieb.

Pokiaľ ide o skupinu služieb (Jednotlivé), v rámci ktorej sa ponúka viacero služieb (služba JAZDA, služba MASAZ), v okne Rezervácií sa bude zobrazovať len konkrétny deň s aktuálnym dátumom, kde je možné zadávať rezervácie.

Pokiaľ ide o skupinu služieb (Skupinove Bazen), v rámci ktorej sa ponúka len jedna služba (Plavecký bazén), v okne Rezervácií sa bude zobrazovať určité obdobie (týždeň), kde je možné zadávať rezervácie.

• Vytváranie rezervácií

  Kliknutím ľavého tlačidla myši na ktorýkoľvek z voľných (bielych) panelov sa vyvolá okno Rezervácie automaticky. Rezerváciu je možné zadať aj prostredníctvom pravého tlačidla myši – Rezervácia.

  Pokiaľ je potrebné zadanú rezerváciu upraviť, stačí kliknúť ľavým tlačidlom myši na existujúcu rezerváciu a automaticky sa vyvolá oprava danej rezervácie resp. využitím pravého tlačidla myši – Pridaj/oprav. Ak bude potrebné upraviť rezerváciu v rámci skupiny služieb, ktorá obsahuje len jednu službu, v okne Pridanie/oprava rezervácie sa zobrazí zoznam rezervácii, kde je potrebné vybrať si konkrétnu rezerváciu.

  V prípade, že službu nie je možné poskytovať vzhľadom na servis, údržbu, potom je potrebné danú službu vyradiť z prevádzky prostredníctvom pravého tlačidla myši – Vyradenie z prevádzky.

  Po poskytnutí a využití služby program umožňuje zadať príznak vybavenia a to buď prostredníctvom pravého tlačidla myši – Vybav alebo vyvolaním opravy rezervácie a označením parametra - Vybavené.

Hotelové účty

Okno Hotelové účty zobrazuje prehľad všetkých hotelových účtov, či už účty práve ubytovaných hostí, na ktorých prebieha čerpanie, účty už vyúčtované, objednávky záväzné a predbežné resp. informácie o stave izby a to v závislosti od zadaného filtra.

Vyúčtovania hotelových účtov

V okne Vyúčtovania hotelových účtov sa nachádza zoznam jednotlivých dokladov prislúchajúcich vyúčtovaniu hotelových účtov. Ide o pokladničné doklady, faktúry resp. hotelové účty (dodacie listy). V uvedenom okne je možnosť vygenerovania daných tlačových zostáv.

Denná uzávierka izieb

Vykonanie vyúčtovania je možné až po spustení dennej uzávierky izieb. Dennú uzávierku je možné vyvolať cez menu Sklad – Hotel – Denná uzávierka izieb alebo priamo v okne Plánovača obsadenosti izieb stlačením tlačidla Denná uzávierka izieb. Štandardne je povolené dennú uzávierku izieb spustiť až v deň nasledujúci po dni, za ktorý chceme uzávierku vyvolať. Zadaním času v parametroch programu je možné povoliť spustenie uzávierky aj v aktuálny deň.

Cenník

Prostredníctvom menu Sklad – Hotel – Cenník je potrebné nadefinovať ceny jednotlivých izieb v závislosti od typu izby, typu ceny, obdobia resp. konkrétneho ubytovaného/odberateľa v rôznych kombináciách. V cenníku je potrebné pre každý typ izby vytvoriť jednu alternatívu ceny za ubytovanie, kde typ ceny nebude zadaný. V takomto prípade sa bude brať do úvahy cena základná.